Statement from CAO Jacques Dubé regarding Commitment to a Safe Workplace

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On June 19, 2018, Halifax Regional Council passed the following motion:

That Halifax Regional Council expresses support for the actions and response from the Chief Administrative Officer, June 11, 2018, regarding HRM’s commitment to a safe workplace, responding to the Employment Systems Review and the Human Rights Commission report, and;

That the Chief Administrative Officer be directed to provide quarterly public progress reports to Regional Council, subject to the appropriate redaction of personal information on the following:

  1. the findings of the external HR consultant regarding HR processes, procedures and implementation;
  2. a plan to implement the recommendations of the consultant;
  3. results to date and issues that may be identified during implementation of both the ESR review and the external HR consultant reports;
  4. open and completed harassment and discrimination complaints involving workplace bullying, sexual harassment and race both through regular HR processes and the newly established hotline, and;
  5. with quarterly reports to begin no later than September 2018.

CAO's Statement:

As Chief Administrative Officer it’s my responsibility, along with leaders across our organization, to provide all employees with a safe workplace – free of harassment and discrimination.

Issues of racial harassment and discrimination exist in our society and the HRM workplace is not immune.

While the recent decision by the Nova Scotia Human Rights Board of Inquiry concerns incidents that took place many years ago, this serves as an important reminder of everyone’s responsibility to ensure that all employees are treated with dignity and respect.

Our organization has long recognized that ongoing efforts to improve the workplace environment are critical to delivering on our mandate to citizens and our responsibility to employees. In recent years, we’ve taken a number of steps to help achieve this within Halifax Transit as well as across the organization, including:

  • Updating our corporate diversity and inclusion training, which is now mandatory for all supervisors and aspiring leaders.
  • Introducing training for municipal staff to support a greater awareness of engagement with the African Nova Scotian Community. The Reaching out from an Afrocentric Place program provides staff with an opportunity to learn about inclusive and creative ways to engage and empower African Nova Scotian communities and all persons of African descent within our municipality.
  • Creating an internal Diversity Leadership Committee comprised of senior leaders who will work to embed diversity and inclusion into their business units.
  • Training for all employees and supervisors regarding our revised Workplace Rights Harassment Prevention Policy (effective January 1, 2017) which now provides more detail and clarification.

We’re systematically addressing the recommendations of the 2016 Employee Systems Review (ESR), including employment equity, workplace respect and behavior, diversity and inclusion, and other issues raised by all employees, including those in the former municipal operations (MOPS) group. Considerable progress has been made in several key areas with specific actions being delivered, including:

  • Creating a leadership training course, Aspiring Leaders, designed to reflect the diversity of our organization. This year, one course will be offered solely for African Nova Scotian employees.
  • Ensuring interview panels have diverse representation.
  • Designating the next vacancy for a supervisory and/or management position in Parks and Road Operations for those who self-identify as being African Nova Scotian.
  • Designating specific supervisory and/or management positions across HRM for those who self-identify as being a member of an underrepresented group (specific positions are currently being determined).

A full progress report on the implementation of the ESR recommendations is available by visiting https://www.halifax.ca/city-hall/accountability-transparency/esr-progress-report

I pledge that this important work will continue and that new measures will also be taken to address the serious issues of racism, discrimination and harassment within our organization.

As an example, moving forward, for any ongoing/ future investigation or workplace assessment conducted under the Workplace Rights Harassment Prevention Policy, business unit managers will be asked to respond on what they have done to identify, stop and prevent harassment and discrimination alleged in any complaint. Their response will be part of a final report submission to the CAO.  And once a workplace assessment report, or an investigation report with findings, is submitted to the business unit director, they will assume the accountability for acting on the recommendations and reporting progress on the recommendations to the CAO.

As CAO, I will be engaging an external consultant within 75 days to review our human resources practices and processes related to addressing and preventing racial harassment and discrimination.  The results will inform an action plan that we will share with the Mayor and Regional Council as well as all employees.

I’m also pleased to advise that we will be implementing a confidential employee hotline by mid-July. This will be an option for employees who are experiencing harassment of any kind but are not comfortable going to their supervisor or to the Human Resource business unit.  More details regarding this new service will be provided in the coming weeks.

Insights shared by the Nova Scotia Human Rights Board of Inquiry have been very helpful in identifying ways in which we can build upon the actions taken to date.  On behalf of the HRM administration, we remain unwavering in our commitment to continuously improving our policies, practices and workplace culture.  

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MISE À JOUR :

Le 19 juin 2018, le Conseil régional d’Halifax a adopté la motion suivante :

Que le Conseil régional d’Halifax exprime son appui aux actions et à la réponse du 11 juin 2018 du directeur général concernant l’engagement de la Municipalité régionale d’Halifax à l’égard d’un milieu de travail sécuritaire, donnant ainsi suite à l’Étude des systèmes d’emploi (ESE) et au rapport de la Commission des droits de la personne;

Que l’on demande au directeur général de fournir au Conseil régional des rapports d’étape publics trimestriels, sous réserve du caviardage approprié des renseignements personnels, à propos des sujets suivants :

  1. les constatations du consultant en ressources humaines (RH) externe concernant les processus et les procédures de RH et la mise en œuvre connexe;
  2. un plan de mise en œuvre des recommandations du consultant;
  3. les résultats à ce jour et les questions qui peuvent être relevées pendant la mise en œuvre des rapports de l’ESE et du consultant externe en RH;
  4. les plaintes de harcèlement et de discrimination ouvertes et traitées concernant l’intimidation en milieu de travail, le harcèlement sexuel et les questions raciales à l’aide des processus ordinaires de RH et de la ligne d’aide nouvellement établie.
  5. Les rapports trimestriels doivent commencer à être produits au plus tard en septembre 2018.

Déclaration du directeur général concernant l’environnement de travail sécuritaire

En ma qualité de directeur général, je suis responsable, tout comme les dirigeants de l’ensemble de notre organisation, d’offrir à tous les employés un milieu de travail sécuritaire – sans harcèlement ni discrimination.

Les problèmes de harcèlement et de discrimination pour des raisons raciales existent dans notre société. Le milieu de travail de la Municipalité régionale d’Halifax n’en est pas exempt.

Même si la décision récente de la commission d’enquête sur les droits de la personne de la Nouvelle‑Écosse concerne des incidents qui se sont produits il y a de nombreuses années, elle se veut un rappel important de la responsabilité de tout un chacun de s’assurer que tous les employés sont traités avec dignité et respect.

Notre organisation reconnaît depuis longtemps que des efforts constants visant à améliorer le milieu de travail sont essentiels à l’exécution de notre mandat envers les citoyens et de notre responsabilité envers les employés. Au cours des dernières années, nous avons pris un certain nombre de mesures pour aider à atteindre cet objectif au sein d’Halifax Transit et de l’ensemble de l’organisation, notamment :

  • Nous avons mis à jour notre formation organisationnelle sur la diversité et l’inclusion, qui est maintenant obligatoire pour tous les superviseurs et les dirigeants potentiels.
  • Nous avons mis en place une formation à l’intention du personnel municipal afin de soutenir une plus grande prise de conscience de la mobilisation de la communauté des Néo‑Écossais d’origine africaine. Le programme Reaching out from an Afrocentric Place donne au personnel une occasion de se renseigner sur des moyens inclusifs et créatifs de mobiliser et d’autonomiser la communauté des Néo‑Écossais d’origine africaine et toutes les personnes d’ascendance africaine dans notre municipalité.
  • Mettre sur pied un comité interne de leadership en matière de leadership composé de dirigeants principaux qui s’emploieront à intégrer la diversité et l’inclusion à leurs unités opérationnelles.
  • Offrir une formation à tous les employés et les superviseurs à propos de la version révisée de notre politique sur les droits et la prévention du harcèlement en milieu de travail (en vigueur depuis le 1er janvier 2017), qui présentent maintenant plus de détails et d’éclaircissements.

Nous abordons systématiquement les recommandations de l’examen des systèmes d’emploi (ESE), y compris l’équité en matière d’emploi, le respect et les comportements en milieu de travail, la diversité et l’inclusion et d’autres questions soulevées par tous les employés, y compris ceux de l’ancien groupe des opérations municipalités ainsi que d’Halifax Transit. Des progrès considérables ont été accomplis dans plusieurs dossiers clés, où des mesures précises ont été exécutées, notamment :

  • Créer un cours de formation à l’intention de la direction, Aspiring Leaders, conçu pour refléter la diversité de notre organisation. Cette année, un cours sera offert uniquement à l’intention des employés néo‑écossais d’origine africaine.
  • S’assurer que les jurys d’entrevue sont composés de représentants diversifiés.
  • Désigner la prochaine vacance pour un poste de supervision et/ou de gestion au sein du département des opérations des parcs et routes pour ceux qui s’identifient comme Néo-Écossais d’origine africaine.
  • Désigner des postes de supervision et/ou de gestion spécifiques dans l’ensemble de la MRH pour ceux qui s’identifient comme des membres d’un groupe sous-représenté (des postes spécifiques sont actuellement déterminés).

Un rapport d’étape complet sur la mise en œuvre des recommandations issues de l’ESE peut être obtenu en consultant https://www.halifax.ca/city-hall/accountability-transparency/esr-progress-report (en anglais seulement).

Je promets que ce travail important se poursuivra et que de nouvelles mesures seront également prises contre les problèmes sérieux que sont le racisme, la discrimination et le harcèlement au sein de notre organisation.

Par exemple, à l’avenir, pour toute enquête ou évaluation en milieu de travail en cours ou future réalisée conformément à la politique sur les droits et la prévention du harcèlement en milieu de travail, on demandera aux gestionnaires des unités opérationnelles de rendre compte des mesures qu’ils auront prises afin de cerner les actes de harcèlement et de discrimination allégués dans les plaintes, d’y mettre fin et de les prévenir. La réponse de ces personnes fera partie d’un rapport final présenté au directeur général. Et une fois qu’un rapport d’évaluation en milieu de travail, ou un rapport d’enquête accompagné de constatations, sera présenté au directeur de l’unité opérationnelle, ce dernier assumera la responsabilité de donner suite aux recommandations et de rendre compte au directeur général des progrès relatifs aux recommandations.

À titre de DG, j'engagerai un consultant externe dans les 75 jours pour examiner nos pratiques et nos processus de ressources humaines liés à la lutte contre le harcèlement racial et la discrimination. Les résultats éclaireront un plan d'action que nous partagerons avec le maire et le conseil régional ainsi qu'avec tous les employés.

Je suis par ailleurs heureux d’annoncer que nous mettrons en œuvre d’ici mi-juillet une ligne d’aide confidentielle pour les employés. Ce sera une option pour les employés qui sont victimes de harcèlement de tous genres, mais qui ne sont pas à l’aise à l’idée de s’adresser à leur superviseur ou à leur unité opérationnelle des ressources humaines. Plus de détails concernant ce nouveau service seront fournis dans les semaines à venir.

Les réflexions dont a fait part la commission d’enquête sur les droits de la personne de la Nouvelle‑Écosse ont été très utiles afin de cerner des façons dont nous pouvons nous appuyer sur les mesures prises à ce jour. Au nom de l’administration de la Municipalité régionale d’Halifax, nous maintenons fermement notre engagement d’améliorer continuellement nos politiques, nos pratiques et la culture en milieu de travail.